Vous arrive-t-il d’avoir besoin d’insérer des fichiers dans Excel pour pouvoir partager des informations plus complètes avec vos collègues ? Que ce soit pour insérer du PDF dans Excel ou des documents Word dans Excel, il suffit de cliquer sur Insérer, Texte, Objet, choisir votre fichier, et voilà !
Alors, que se passe-t-il après ? Votre fichier va se “poser” sur votre feuille de calcul et non dans une seule cellule. Pourtant, pour pouvoir le trier ou le déplacer avec le reste du contenu, ce dont vous avez vraiment besoin, c’est de le mettre dans une seule cellule. Alors comment faire?

Dans cet article , nous verrons comment insérer une pièce jointe dans Excel, puis nous examinerons une alternative qui s’intègre avec Excel : RowShare, un tableau en ligne qui offre une solution de collaboration en équipe.

Comment insérer une pièce jointe dans un tableau Excel ?

Il existe plusieurs façons d’insérer des fichiers dans une feuille Excel. Vous pouvez soit créer à partir de fichiers existants, créer de nouveaux fichiers ou ajouter un lien vers des fichiers. Nous allons explorer comment le faire un par un.

Si vous voulez créer à partir d’un fichier existant, suivez ces étapes :
1. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez insérer votre fichier
2. Cliquez sur l’onglet “Insertion”
3. Cliquez sur “Objet” dans le groupe “Texte”.
4. Sélectionnez “Créer à partir d’un fichier”.
5. Parcourir votre fichier
6. Cochez la case “Afficher comme icône” si vous voulez insérer une icône pour lier aux fichiers
7. Cliquez sur “OK”.

Une autre possibilité est de créer un nouveau fichier Excel.

Vous pouvez le faire en sélectionnant “Nouveau” à la place, et choisissez le type d’objet que vous voulez attacher. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira alors et vous pourrez créer un nouveau fichier que vous souhaitez insérer.

Si vous voulez seulement ajouter un lien au fichier au lieu de l’intégrer, cochez la case “Lien vers le fichier”. Le fichier doit être stocké dans un endroit accessible à ceux avec qui vous voulez le partager.

Si le lien vers votre fichier est redirigé vers votre ordinateur, vous serez le seul à pouvoir l’ouvrir. Sinon, l’emplacement du fichier doit rester le même, si vous le déplacez vers un autre emplacement, le lien ne fonctionnera plus.

Comment importer un fichier dans Excel, dans des cellules Excel

Une fois que vous avez réussi à insérer des documents Word dans Excel ou à joindre des fichiers PDF à Excel, vous réalisez probablement que ce dont vous avez besoin est d’insérer votre fichier dans une seule cellule. Pour ce faire, procédez comme suit :
1. Redimensionnez votre fichier ou votre cellule jusqu’à ce qu’ils s’imbriquent l’un dans l’autre
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre fichier et sélectionnez “Format d’objet”.
3. Cliquez sur l’onglet “Propriétés
4. Sélectionner “Déplacer et dimensionner avec les cellules”.

Puisque la taille de votre fichier Excel sera la taille de la feuille elle-même plus la taille des autres pièces jointes, votre fichier Excel peut dans ce cas là être trop lourd pour le partager. De plus, comme vous pouvez le voir ici, il n’y a aucun moyen direct d’insérer votre fichier dans une cellule Excel automatiquement.

Alors quoi faire pour éviter ces contraintes ? Dois-je suivre toutes ces longues et interminables étapes ou dois-je m’en tenir à la méthode traditionnelle et échanger mes fichiers par email à la place ?

Comment insérer des fichiers avec RowShare ?

Il est temps de dire adieu aux feuilles de calcul compliquées et à l’échange interminable d’emails.

RowShare est un tableau en ligne axé sur le partage et la collaboration, offrant une solution plus simple pour notamment insérer des pièces jointes dans un tableau.

Commencez par créer un tableau à partir des modèles de RowShare ou en partant de zéro.

Joignez vos fichiers en suivant ces étapes très simples :
1. Ajouter une colonne de type “Fichier” à votre tableau
2. Cliquez sur la cellule, parcourez votre fichier et joignez-le à votre tableau RowShare
Vous pouvez également gérer votre tableau et vos fichiers comme vous le souhaitez, en triant, en filtrant, en configurant les colonnes en lecture seule, etc. Rien de plus simple, voici une petite vidéo si vous avez encore besoin de quelques conseils :

 

 

Astuce : Si vous avez déjà votre tableau dans Excel, importez-le dans RowShare et changez le type de colonne approprié en Fichier. Ensuite, cliquez sur la cellule et téléchargez le fichier.

Une fois que vous avez fini d’ajuster votre tableau dans RowShare, vous pouvez le synchroniser avec Excel pour accéder aux meilleures fonctionnalités des deux outils. Lors de la synchronisation avec Excel, au lieu d’avoir le fichier lui-même, vous aurez le lien du fichier dans votre feuille Excel.