Avez-vous parfois besoin d’insérer des fichiers dans Excel pour pouvoir partager des informations plus complètes avec vos collègues ? Que ce soit pour insérer un PDF dans Excel ou pour insérer des documents Word dans Excel, c’est aussi simple que de cliquer sur Insérer, Texte, Objet , choisir votre fichier, et le tour est joué !
Ensuite, que se passe-t-il après ? Votre fichier flottera dans votre feuille de calcul et non dans une seule cellule. Pourtant, pour pouvoir le trier ou le déplacer avec le reste du contenu, ce dont vous avez vraiment besoin, c’est de le mettre dans une seule cellule. Est-ce faisable ?
Dans ce bref article, nous verrons comment Excel peut mieux gérer vos pièces jointes, puis nous examinerons une alternative qui s’intègre à Excel : RowShare, un tableau en ligne qui accepte particulièrement bien les pièces jointes.
Insérer des fichiers dans une feuille Excel
Il existe plusieurs façons d’insérer des fichiers dans une feuille Excel. Vous pouvez au choix : partir de fichiers existants, en créer de nouveaux ou encore ajouter un lien vers des fichiers. Nous allons explorer ces trois options.
Si vous souhaitez insérer un fichier existant, procédez comme suit :
- Cliquez sur l’onglet « Insérer »
- Cliquez sur « Objet » sous le groupe « Texte »
- Sélectionnez « Créer à partir d’un fichier »
- Cliquez sur « Parcourir »
- Trouvez votre fichier
- Cochez la case « Afficher sous forme d’icône » si vous souhaitez insérer une icône renvoyant au fichier
- Cliquez sur « OK »
Votre fichier est alors inséré, mais pas spécifiquement dans une cellule. Une autre possibilité est de créer un nouveau fichier. Vous pouvez le faire en sélectionnant « Créer un nouveau » (au lieu de « Créer à partir d’un fichier ») et en choisissant le type d’objet que vous souhaitez attacher. Une nouvelle fenêtre apparaîtra alors et vous pourrez créer un nouveau fichier que vous souhaitez insérer.
Si vous souhaitez uniquement ajouter un lien vers le fichier au lieu de l’intégrer, cochez la case « Lien vers le fichier ». Le fichier doit être stocké dans un emplacement accessible à ceux avec qui vous souhaitez le partager. Si le lien vers votre fichier redirige vers votre ordinateur, vous serez le seul à pouvoir l’ouvrir. Le fichier ne doit pas non plus être déplacé, sinon le lien ne fonctionnera plus.
Joindre des fichiers dans Excel, dans des cellules Excel
Une fois que vous avez réussi à insérer des documents Word dans Excel ou joindre un PDF à Excel (ou tout autre type de fichier), vous réalisez probablement que ce dont vous avez besoin est d’insérer votre fichier dans une seule cellule. Sinon, votre fichier ne suivra pas les redimensionnements de vos lignes et colonnes. Pour ce faire, suivez ces étapes :
- Redimensionnez votre fichier et/ou votre cellule jusqu’à ce que le fichier tienne dans une cellule (bon courage !)
- Cliquez avec le bouton droit sur votre fichier et sélectionnez « Formater l’objet »
- Cliquez sur l’onglet « Propriétés »
- Sélectionnez « Déplacer et redimensionner avec les cellules »
Il vous faudra répéter cette manipulation pour chaque fichier, au risque de déformer votre classeur avec des lignes et colonnes très larges. De plus, comme la taille (le poids en kilo-octets ou méga-octets) de votre fichier Excel sera la taille de la feuille elle-même plus la taille de tous les fichiers joints, votre fichier Excel va rapidement grossir.
Alors, posez-vous la question : Dois-je suivre ces étapes pour chaque fichier ou continuer à échanger mes fichiers par e-mail à la place ?
Joignez facilement des fichiers avec RowShare
Il est temps de dire Adieu aux feuilles de calcul compliquées et aux échanges d’e-mails sans fin. RowShare propose des tableaux collaboratifs en ligne qui vont vous simplifier la vie quand vous travaillez à plusieurs sur des tableaux. Vous pouvez insérer des pièces jointes en un clic de souris ! Commencez par créer un tableau à partir des modèles de RowShare.
Une fois pour toute, ajoutez à votre tableau une ou plusieurs colonnes de type Fichier, puis pour ajouter un fichier : double-cliquez sur la cellule, choisissez votre fichier, et il est ajouté à votre tableau RowShare.
Vous pouvez alors trier, filtrer, et surtout partager votre tableau. Seules les personnes avec qui vous partagez votre tableau pourront accéder aux fichiers joints. Vous pouvez les mettre en lecture seule et même partager uniquement certaines lignes. Rien de plus simple, voici une petite vidéo si vous avez besoin d’aide :
Conseil : Si vous avez déjà votre tableau dans Excel, importez-le dans RowShare et modifiez le type de colonne approprié en Fichier. Ensuite, double-cliquez sur la cellule et téléchargez le fichier.
Une fois que vous avez terminé d’ajuster votre tableau dans RowShare, vous pouvez l’exporter dans Excel si vous le souhaitez pour avoir le meilleur des deux mondes. Attention, Excel ne contiendra pas vos fichiers joints, mais des liens sécurisés vers ces fichiers.
À vous de jouer !
