Propriétaire d’une location saisonnière ? Responsable d’une équipe commerciale ? Entrepreneur dans le bâtiment ? Vous partagez tous le même besoin : créer des contrats et les partager avec vos différents clients.
Pour récupérer des informations administratives, la méthode la plus classique consiste à les échanger par email pour ensuite les insérer manuellement dans un document Word®.
L’approche de RowShare est différente et permet de collecter les informations plus efficacement pour ensuite générer des documents personnalisés.
Collecte des informations administratives
Prenons le cas d’un propriétaire d’un appartement souhaitant créer régulièrement des contrats de location. Avec le tableau collaboratif RowShare, la première étape consiste à créer un tableau pour accueillir les informations administratives des différents locataires.
Le tableau ci-dessus vous intéresse ? Copiez-le et adaptez-le à vos besoins. La seconde étape est de le rendre accessible aux locataires afin qu’ils puissent y ajouter leurs lignes. Deux solutions s’offrent alors :
- Partager un lien direct vers le tableau
- Partager un lien pour ajouter une nouvelle à partir d’une vue formulaire
Vous pouvez trouver ces liens en cliquant sur Partage au-dessus de votre tableau. N’oubliez pas de configurer les droits automatiques du tableau pour rendre possible la saisie d’une ou plusieurs lignes dans le tableau et ne pas rendre visible les données des autres locataires. C’est simple, chaque locataire ne pourra voir que ses informations et vous, les informations de chacun.
La vue formulaire est la plus adaptée pour une saisie à partir d’un mobile. Pensez-y !
Il ne vous reste plus qu’à créer un modèle de document, à l’associer à votre tableau puis à générer vos contrats de location.
Génération des contrats à partir d’un modèle
La première étape est la création du modèle de contrat au format Word. Soit vous disposez du vôtre, soit vous en téléchargez un sur internet puis vous l’adaptez à vos besoins.
Ensuite, insérez simplement des balises {{Nom de la colonne}} pour référencer les colonnes de votre tableau. Par exemple, pour que le nom de chaque locataire apparaisse dans le contrat au bon endroit, écrivez {{Nom}}, si c’est bien le nom de votre colonne qui contient les noms des locataires.
Et c’est là que la magie opère. Copiez le modèle dans la section Documents de votre tableau puis lancez une génération. RowShare s’occupe ensuite du reste et génèrera automatiquement vos contrats au format PDF pour les différentes lignes de votre tableau.
Et encore, vous n’avez rien vu ! Veuillez consulter la page d’aide pour en savoir plus sur la génération de documents avec RowShare.
