Réaliser un inventaire annuel des stocks est une obligation légale, et ce au plus tard, quelques jours avant la fin de l’exercice comptable. L’inventaire répond à un contrôle physique des marchandises qui permet de comparer les quantités effectives en magasin et celles répertoriées dans l’outil informatique. Faire un inventaire n’est pas difficile en soi mais requiert une planification détaillée en amont ainsi que durant la journée de l’inventaire. De nombreux paramètres sont à prendre en compte pour optimiser son efficacité. Quels sont alors ces paramètres ? Sur quels points d’attention l’organisateur de ces inventaires doit-il se concentrer pour les mener à bien ?

Préparer un inventaire magasin à l’aide de tableaux collaboratifs

La première chose à déterminer est la date de l’inventaire. Elle doit respecter une période de faible activité en journée, se dérouler à la fermeture du magasin ou même parfois durant la nuit. Ainsi, l’organisateur de l’inventaire s’assure du minimum d’entrées et sorties des produits. Il doit mettre en place l’équipe adéquate en prévoyant assez de personnes pour effectuer un double comptage dans chaque zone prédéfinie du magasin. Les marchandises ainsi contrôlées, la fiabilité des résultats sera optimale. Si le personnel manque en interne, faire appel à des intérimaires peut s’avérer être une bonne solution pour ce type de mission. Chaque personne sollicitée sur l’inventaire devra être en mesure de connaître précisément ses tâches. En amont, un mode d’emploi pourra être diffusé à l’équipe. Le déroulement de l’événement sera ainsi fluidifié et les erreurs seront réduites au maximum. Un tableau de pilotage assurera la vérification de chaque étape réalisée.

Utilisez notre modèle de tableau pour suivre vos inventaires

Faire un inventaire | Déroulement du jour de A à Z

En segmentant préalablement les lieux où se trouvent les stocks (en magasin, en entrepôt), l’organisateur de l’inventaire facilite le travail de comptage qui suivra. Une fois le découpage de ces lieux réalisé, les équipes peuvent prendre place et se répartir sur les zones dédiées en s’appropriant les feuilles de comptage. Celles-ci comportent un tableau consolidé avec les informations suivantes :

  • La référence du produit ;
  • La désignation du produit ;
  • Le type de stockage (matières premières, produits en cours de fabrication, produits finis, marchandises) ;
  • La quantité à remplir le jour de l’inventaire ;
  • La quantité théorique (donnée extraite de l’outil informatique).

Les équipes travaillent en binôme dans la majorité des cas : une personne compte en marquant d’un symbole le produit pris en compte et l’autre note. Ainsi, l’exécution du comptage (réalisée à deux reprises par deux équipes distinctes) est plus rapide et la marge d’erreur amplement réduite. L’inventaire physique des stocks se termine par la récupération des données par le service comptable. Ce dernier aura la charge d’estimer les écarts entre ces résultats réels et les données théoriques des stocks affichées dans l’outil de gestion de l’entreprise (liés aux pertes et vols ou aux erreurs dans les quantités livrées par les fournisseurs). Il sera également en mesure d’évaluer les stocks (valorisation ou dépréciation) d’un point de vue comptable.

Un inventaire bien mené fournit des informations importantes à l’entreprise pour la gestion continue de ses stocks. Facilitez-vous l’organisation de cet évènement en vous appropriant les tableaux d’inventaires proposés par RowShare. Prêt à compter ?