Choisir son local professionnel n’est jamais un événement anodin d’autant plus lorsqu’il s’agit de déménager d’un espace à un autre, généralement car les collaborateurs deviennent plus nombreux.

Aussi bien pour les dirigeants que pour les salariés, il symbolise une étape importante dans la vie de l’entreprise. Un déménagement réussi favorise l’image de l’entreprise (auprès des salariés mais également auprès de potentiels recrues) alors qu’au contraire, un changement de locaux bâclé risque d’envoyer de mauvais signaux aux collaborateurs. Comment réussir son déménagement d’entreprise ? Comment effectuer un changement de locaux dans les meilleures conditions et ainsi redynamiser l’image de l’entreprise par la même occasion ?

Comparez les lieux pour mieux choisir son local professionnel

Une entreprise qui décide de déplacer son siège social souhaite remplir certains objectifs. Les raisons d’un futur déménagement peuvent être nombreuses : la capacité des locaux existants ne permet plus de contenir le nombre croissant de salariés, les bureaux manquent de fonctionnalités au regard de l’organisation des équipes, l’accessibilité aux locaux est jugée insuffisante. Pour répondre à ces besoins et pour rester attractive, l’entreprise peut être amenée à formuler une liste de critères qui seront pris en compte dans le choix des nouveaux locaux d’entreprise. Pour chaque local identifié, les caractéristiques de celui-ci peuvent être répertoriées au sein d’un tableau partagé entre le responsable en charge du déménagement et les dirigeants. Ainsi, la visualisation en un coup d’œil facilite la comparaison entre les différents avantages qu’offre chaque option. Les critères peuvent être les suivants :
• Localisation : adresse postale ;
• Loyer mensuel ;
• Transport : types de transport et leur référence ;
• Surface ;
• Configuration de la surface ;
• Points forts du quartier…

Utilisez gratuitement ce modèle de tableau pour gérer le déménagement de vos locaux.

 

Communiquez auprès de vos salariés avant le déménagement d’entreprise

Afin de minimiser les inquiétudes des salariés, un planning de communication peut être facilement établi. Anticiper les questions que pourraient avoir vos équipes concernant le choix du local professionnel évite les mauvaises interprétations et favorise leur engagement dans le projet de déménagement d’entreprise. Les dirigeants peuvent mettre en avant les avantages qui en découlent telles que : la localisation mieux desservie, les nombreux commerces de proximité et l’attractivité générale du quartier, les locaux modernes et fonctionnels favorisant le travail en équipe… Il est utile de communiquer sur le futur déménagement dès que le nouveau bail est signé afin de laisser le temps aux collaborateurs de se projeter dans cette nouvelle configuration. La préparation des cartons et la première semaine au sein des nouveaux locaux peuvent faire l’objet d’événements d’entreprise à organiser (un repas ou un pot d’équipes le jour des cartons, une inauguration des locaux…). Il semble par ailleurs judicieux de profiter de l’événement du déménagement pour communiquer auprès des clients de l’entreprise. D’un point de vue marketing, une stratégie de communication auprès de l’extérieur (clients et candidats) peut être élaborée et déployée sur les premiers mois suite à l’emménagement.

Choisir son futur local professionnel peut constituer une réelle opportunité pour une entreprise si l’événement est soigneusement préparé en amont. Accompagnez-vous des outils collaboratifs de RowShare pour faciliter votre changement de locaux tout en gardant vos collaborateurs mobilisés !